Mötesprotokoll

Här hittar du mall och tips på hur du för ett mötesprotokoll....

Helens text

FÖRENINGENS MEDLEMMAR

Medlemmar i er förening

Alla föreningar måste ha ett register över sina medlemmar. Men man får inte samla in mer uppgifter än de som behövs, och när medlemmen avgår ska medlemsuppgifterna förstöras.

Varje förening ska dessutom ha en registerbeskrivning.

Att tänka på:

Medlemsregister

Enligt föreningslagen § 11 bör föreningens styrelse föra en förteckning över sina medlemmar.

Medlemsregistret ska hållas utom räckhåll för obehöriga. Sparas medlemsregistret i en dator skall datorn ha ett gott säkerhetsskydd, sparas medlemsregistret på papper ska det förvaras i ett låst utrymme.

Medlemsuppgifterna får inte utan medlemmens tillstånd utlämnas till tredje part till exempel i direktmarknadsföringssyfte.

Så länge medlemmen är medlem av föreningen förvaras medlemsuppgifterna. Då medlemmen avgår ur föreningen ska personens uppgifter förstöras.

Registerbeskrivning

Ett dokument där man anger bl.a. vilken information man samlar in, varför man gör detta och hur den används och sparas. Registerbeskrivningen skall hållas allmänt tillgänglig, tex på sin hemsida.

Mall registerbeskrivning

Medlemsförteckning

Över alla medlemmar skall hållas en medlemsförteckning. Enligt föreningslagen är detta styrelsens uppgift. Uppgiften kan styrelsen delegera åt någon styrelsemedlem eller funktionär.

Medlemsförteckningens uppgifter över medlemmarna:

fullständigt namn
hemort
medborgarskap, ifall inte finskt

Angående hemorten räcker det med hemkommun,

Styrelsens uppgiter

-sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag och förordning

-se till att bokföringen är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på tillförlitligt sätt

-föra en förteckning över föreningens medlemmar

-sammankalla medlemmarna till medlems- och fullmäktigemöten

-enligt bokföringslagen skriver styrelsen under bokslutet och har till uppgift att bereda revisorerna eller verksamhetsgranskarna möjlighet att utföra granskningen, samt bistå dem med de uppgifter de önskar.

Ordförande

-Den formella ställningen är inte starkare än för övriga medlemmar. I praktiken kan ordförande dock påverka mycket i en förening.

-Ordförande kan uttala sig ensam i föreningens namn.

-Ordförande måstet vara minst 18 år och myndig, får inte vara försatt i konkurs och måste vara bosatt i Finland.

-Ordförande undertecknar olika anmälningsblanketter som lämnas in till föreningsregistret

-leder styrelsen, sköter de yttre kontakterna, utvecklar föreningen, sköter praktiska ärenden eller ser till att de bli skötta av övriga i styrelsen..

Vice ordförande

Sekreterare

Eftersom viceordförande är ordförandens ersättare, måste hen uppfylla de krav som ställs på en ordförande, alltså vara 18 år gammal och ha finskt medborgarskap.

- Viceordförandens uppgift är att fungera som ordförandens ersättare då ordförande inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag.

- Ifall ordförande avgår under perioden sköter viceordförande uppgifterna till det att föreningen valt ny ordförande.

-skriva protokoll och se till att de blir justerade,

OBS! att det alltid är ordförande som ansvarar för protokollet och undertecknar det först.

-Tillsammans med ordförande gör sekreteraren ett förslag till verksamhetsplan och årsberättelse, vilka behandlas av styrelsen och godkänns av föreningsmötet.

- ansvarar för att medlemmarna blir kallade till mötena och styrelsemedlemmarna till styrelsemötena, men observera: på uppdrag av ordförande. Förberedelserna av mötesärendena och möteshandlingarna gör ordförande.

Kassör

-sköter om den praktiska ekonomin vilket innefattar betalningar, bokföringen och kontantkassan.
- för delar av uppgifterna, tex bokföring, kan en utomstående väljas.

-gör utkast till bokslut, följer med budgeten och informerar styrelsen, gör förslag på kommande budget åt styelsen

-se till att styrelsen protokollför alla viktiga ekonomiska beslut.

Styrelsen som helhet har det yttersta ansvaret för vad kassören gör och för föreningens ekonomi och bokslut.

Annan arbetsföredelning

Ingenting hindrar att styrelsen fördelar uppgifterna annorlunda än vad som nämns ovan, tex så kan kassören också föra protokoll medan sekreteraren betalar fakturorna.