Mötesprotokoll
Här hittar du mall och tips på hur du för ett mötesprotokoll....
Helens text
STYRELSEN
Föreningens styrelse
I föreningens stadgar anges när och hur styrelsen och dess ordförande väljs. Det kan göras endast på ett föreningsmöte (medlemsmöte).
Föreningar som har två föreningsmöten (höst- och vårmöte) väljer styrelse och verksamhetsgranskare/revisorer på höstmötet och de tillträder vanligen följande kalenderår.
Om föreningen har ett årsmöte (vanligen på våren) börjar styrelsens mandatperiod direkt efter årsmötet.
Styrelsens arbete
Föreningens namntecknare
Styrelsens (=föreningens) ordförande har alltid namnteckningsrätt i en förening. I stadgarna kan bestämmas att föreningens namn dessutom tecknas av vice ordförande, andra styrelsemedlemmar, sekreterare och kassör eller om det alltid ska vara två namntecknare. OBS att skilja på namnteckningsrätt och fullmakt. Namnteckningsrätten kan inte överföras på eller tas ifrån någon som nämns i föreningen stadgar. Fullmakt kan styrelsen bevilja vem som helst och återta enligt behov. Fullmakten behövs för till exempel bankärenden och skattedeklarationer.
Styrelsemedlemmar
- Föreningens stadgar bestämmer antalet styrelsemedlemmar.
- Ordförande ska vara myndig, de övriga medlemmarna minst 15 år. Ordförande får inte vara försatt i konkurs och ska vara bosatt i Finland. Undantag om hemorten kan beviljas av Patent- och registerstyrelsen.
-En styrelsemedlem behöver inte vara medlem i föreningen, ifall inte stadgarna så kräver.
Suppleanter
-Väljs samtidigt som ordinarie styrelsemedlemmar
- Om styrelsen har gemensamma suppleanter måste de vid valet eller senare rangordnas så att det är klart i vilken ordningsföljd de inkallas.
- Styrelsen kan bestämma att suppleanterna kan delta i alla styrelsemöten. De har då rätt att närvara och uttala sig. Fördelen med detta är att suppleanterna hålls uppdaterade med vad som händer i styrelsen. Nackdelen är att deltagarantalet på styrelsemötet blir stort och ofta längre tidsmässigt.
Val av ny styrelse
Styrelsens uppgiter
Ordförande
Vice ordförande
Sekreterare
Kassör
Annan arbetsföredelning
Den gamla styrelsen är ansvarig tills en ny utsetts.
-sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag och förordning
-se till att bokföringen är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på tillförlitligt sätt
-föra en förteckning över föreningens medlemmar
-sammankalla medlemmarna till medlems- och fullmäktigemöten
-enligt bokföringslagen skriver styrelsen under bokslutet och har till uppgift att bereda revisorerna eller verksamhetsgranskarna möjlighet att utföra granskningen, samt bistå dem med de uppgifter de önskar.
-Den formella ställningen är inte starkare än för övriga medlemmar. I praktiken kan ordförande dock påverka mycket i en förening.
-Ordförande kan uttala sig ensam i föreningens namn.
-Ordförande måstet vara minst 18 år och myndig, får inte vara försatt i konkurs och måste vara bosatt i Finland.
-Ordförande undertecknar olika anmälningsblanketter som lämnas in till föreningsregistret
-leder styrelsen, sköter de yttre kontakterna, utvecklar föreningen, sköter praktiska ärenden eller ser till att de bli skötta av övriga i styrelsen..
Eftersom viceordförande är ordförandens ersättare, måste hen uppfylla de krav som ställs på en ordförande, alltså vara 18 år gammal och ha finskt medborgarskap.
- Viceordförandens uppgift är att fungera som ordförandens ersättare då ordförande inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag.
- Ifall ordförande avgår under perioden sköter viceordförande uppgifterna till det att föreningen valt ny ordförande.
-skriva protokoll och se till att de blir justerade,
OBS! att det alltid är ordförande som ansvarar för protokollet och undertecknar det först.
-Tillsammans med ordförande gör sekreteraren ett förslag till verksamhetsplan och årsberättelse, vilka behandlas av styrelsen och godkänns av föreningsmötet.
- ansvarar för att medlemmarna blir kallade till mötena och styrelsemedlemmarna till styrelsemötena, men observera: på uppdrag av ordförande. Förberedelserna av mötesärendena och möteshandlingarna gör ordförande.
-sköter om den praktiska ekonomin vilket innefattar betalningar, bokföringen och kontantkassan.
- för delar av uppgifterna, tex bokföring, kan en utomstående väljas.
-gör utkast till bokslut, följer med budgeten och informerar styrelsen, gör förslag på kommande budget åt styelsen
-se till att styrelsen protokollför alla viktiga ekonomiska beslut.
Styrelsen som helhet har det yttersta ansvaret för vad kassören gör och för föreningens ekonomi och bokslut.
Ingenting hindrar att styrelsen fördelar uppgifterna annorlunda än vad som nämns ovan, tex så kan kassören också föra protokoll medan sekreteraren betalar fakturorna.
.png)